Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams wird in Büros immer wichtiger. Collaboration bringt viele Vorteile – aber auch eine Reihe von Herausforderungen.
Die E-Mail ist tot – es lebe die E-Mail: Wenn es um die Zukunft des Arbeitens in deutschen Büros geht, dann scheiden sich die Geister. Die einen glauben, vor allem die jüngere Generation sei die E-Mail-Flut leid und bevorzuge auch im Berufsleben Tools wie Facebook und Twitter. Die anderen gehen davon aus, dass auch Digital Natives künftig noch E-Mails versenden – und auch weiterhin zum Telefon greifen werden, wenn sie eine schnelle Antwort auf eine offene Frage brauchen. Bei dieser Diskussion geht es allerdings nur vordergründig um die Existenzberechtigung von E-Mail und Telefon. Letztlich dreht es sich um die Frage, wie die Arbeitsplätze von morgen aussehen. Dass sie sich verändern werden, das bezweifelt kaum jemand. Denn schliesslich befinden sich auch die Rahmenbedingungen im Wandel. Im Zentrum steht dabei die Zusammenarbeit in Teams, vor allem virtuellen Teams, die an mehreren Standorten ihren Schreibtisch haben, mobil arbeiten und auch häufig bei Dienstleistern tätig sind. Laut einer Studie von PAC glauben 70 Prozent der befragten Führungskräfte, dass die Zusammenarbeit immer wichtiger für den Geschäftserfolg sein wird. Teamarbeit ist demnach ein integraler Bestandteil des Arbeitsalltags, der Austausch von Informationen und Dokumenten wird dabei immer wichtiger – Stichwort Collaboration. Der Trend ist nicht neu, wird sich aber verstärken. Und damit wachsen auch die Herausforderungen für das Management der Daten. Laut der PAC-Studie verbringen Mitarbeiter heute durchschnittlich ein Drittel ihrer Arbeitszeit damit, den Austausch von Informationen zur Zusammenarbeit zu managen. Knapp ein Fünftel dieser Zeit könnte aus Sicht der befragten Manager eingespart werden, wenn dies technisch und organisatorisch optimal unterstützt würde. Die Realität sieht allerdings anders aus: Knapp die Hälfte der von PAC befragten Führungskräfte bewertet die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen bestenfalls als „mittelmässig“. Die Folgen wurden ebenfalls in der Studie analysiert: Die Konzentration auf die Kernaufgaben leidet (69 Prozent), Mitarbeiter sind frustriert (66 Prozent), die Innovationsfähigkeit geht zurück (49 Prozent) – und damit auch die Produktivität (38 Prozent). Welche Bedeutung der Einsatz von Collaboration-Tools in Unternehmen hat, unterstreicht zudem eine Studie von Techvalidate im Auftrag von Citrix. Demnach wächst in vielen Fachabteilungen die Einsicht, dass Collaboration für den Geschäftserfolg immer wichtiger wird. Mehr als die Hälfte der Befragten glaubt, dass sich die Produktivität der Mitarbeiter durch den Einsatz von entsprechenden Tools leicht verbessert hat, 29 Prozent gaben bei dieser Frage an, die Produktivität habe sich stark verbessert. Nur zwei Prozent sagten, dass dies die Produktivität negativ beeinflusst habe. Eine Verschlechterung der Work-Life-Balance sehen die Befragten dieser Studie mehrheitlich nicht. 51 Prozent der Befragten gaben an, das Zusammenspiel zwischen Beruf und Privatleben habe sich nicht verändert, 33 Prozent attestieren eine leichte Verbesserung und 14 Prozent sogar eine starke Verbesserung. Nur zwei Prozent sagten, ihre Work-Life-Balance habe sich leicht verschlechtert.
Eva-Maria Lucena 